DIAS (Digitaal Informatie en Archivering Systeem)
DIAS is de afkorting van Digitaal Informatie en Archivering Systeem. Het is een software oplossing voor het beheren en archiveren van documenten, workflow management, CRM en projecten.
- Module 1: Digitaal documentbeheer
- Module 2: Workflow
- Module 3: CRM (Customer Relationship Management)
- Module 4: Project Management
Module 1: Digitaal documentbeheer
Alle documenten beschikbaar wanneer u ze nodig heeft...
In heel wat bedrijven is een archief een -verplicht - noodzakelijk kwaad. Het vergt niet alleen heel wat tijd en ruimte, het is meestal ook onbegonnen werk om een document terug te vinden in één van de honderden of duizenden dossiers. Bovendien heeft de sterke doorbraak van digitale communicatiemedia (digitale tekstverwerking, e-mail, etc.) op korte termijn een heuse revolutie veroorzaakt in ons communicatiepatroon.
Vroeger was het evident dat we communiceerden via papier. Vandaag is dit niet meer zo en kan het woord "document" heel ruim geïnterpreteerd worden.
Onder het woord "document" verstaan we zowel brieven, e-mails, telefoongesprekken, foto's, documenten aangemaakt in MS Word / Excel, multimedia, faxen, ERP-documenten, etc. Het principe van een digitaal document management systeem is eenvoudig: de documenten die digitaal beschikbaar zijn worden zonder omwegen in DIAS gearchiveerd. Papieren documenten (facturen, leveringsnota's, artikels uit tijdschriften, etc.) worden eerst met een scanner gedigitaliseerd en komen zo in het systeem.
Voordelen digitaal documentbeheer:
Korte demo's
Module 2: Workflow
Voor een betere opvolging van uw documenten...
Naast statische informatie kunt u met DIAS ook uw actieve documentenstroom beheren. Met de Workflow module hoeft u niet langer documenten te kopiëren om ze nadien manueel te distribueren. Eénmaal opgenomen in DIAS kunt u ze digitaal doorsturen en is het document in real-time voor iedereen beschikbaar! Bovendien ziet u onmiddellijk de verwerkingsprocedure en eventuele opmerkingen van uw collega's.
Hoe vaak gebeurt het niet dat u een document via e-mail doorstuurt naar één of meerdere collega's, maar nadien niet meer weet wat er precies met het document gebeurd is? Met de DIAS Workflow behoudt u steeds een tracering van de verwerkingsprocedure. Bovendien kunt u deadlines definiëren en zo de voortgang van deze documenten bewaken. Zo vermijdt u dat belangrijke documenten soms wekenlang blijven liggen zonder opvolging.
Voordelen workflow:
- Kortere doorlooptijden
- Historiek van de documentverwerking
- Minder fouten in de uitvoering
- Documenten blijven niet rondslingeren op het bureau van een collega
- Beter inzicht in de documentstromen
- Uniforme en transparante procedures
Module 3: CRM (Customer Relationship Management)
Haal meer uit uw contactgegevens...
Customer Relationship Management (CRM) staat synoniem voor het actief gebruiken van alle informatie die gekend is over uw contacten (prospecten, klanten, partners, etc.). Zo kunt u uw contacten sneller, efficiënter en gerichter benaderen met aandacht voor hun individuele behoeften.
De CRM module in DIAS biedt u de mogelijkheid om al de nuttige informatie die u verzamelt op een eenvoudige en flexibele manier te registreren.
Niet voor uw onderneming van toepassing denkt u?
Vandaag is iedere onderneming in zekere mate "dienstverlenend": afhalen en leveren van goederen, installeren en onderhouden van toestellen, aanbieden van ondersteuning, etc. Het tevreden houden van uw bestaande klanten kost immers veel minder middelen en energie dan het aantrekken van nieuwe klanten.
Voordelen CRM:
- Kosten verlagen
- centraliseren van de administratie van supsecten, prospecten, klanten, ...
- betere en snelle rapportage
- efficiëntere service en verkoopsprocessen
- Aanbieden van een superieure service (customer retention)
- Beter inzicht in de verkoopsprocessen
- Behouden / verhogen van uw omzet
Module 4: Project Management
Vergeet die loodzware dossiers...
Met DIAS beschikt u over een eenvoudige oplossing om documenten te groeperen in projecten of dossiers. De term project of dossier kunt u zelf in DIAS een heel specifieke invulling geven. Enkele voorbeelden:
Machine / wagenbeheer:
bundel alle foto's, handleidingen, onderhoudsinstructies, verzekeringsdocumenten,...
Opleidingenbeheer:
een overzicht van alle mogelijke opleidingen (per medewerker) met daaraan gekoppeld inschrijvingen, evaluatieformulieren, cursusmateriaal,...
Vacaturedatabank:
per vacature kunt u de functiespecificaties bijhouden en ook sollicitatiebrieven, assesmentrapporten, contracten,... koppelen.
Marketingprojecten:
u organiseert seminaries of verstuurt mailings en u wilt per marketingcampagne alle relevante informatie groeperen. Bijvoorbeeld: drukwerk, adressenlijsten, mailings, prospectieverslagen,...
Werf / bouwdossier:
centraliseer alle informatie gerelateerd aan een bouwdossier: tekeningen, plannen, verslagen, rapporten, e-mails,...
Productendatabank:
een eenvoudige manier om steeds de meest recente informatie over uw producten terug te vinden. Bijvoorbeeld: prijslijsten, catalogi, foto's,...
Voordelen project management:
- Dossiers zijn simultaan toegankelijk voor meerdere personen
- Automatische workflow van projecten zodat een stipte opvolging gegarandeerd wordt
- Flexibele inrichting van het projectbeheer
- Mogelijkheid om documenten per dossier af te schermen
- Koppeling met tijdsregistratie
10 DIAS voordelen
Twijfelt u nog aan de voordelen van digitaal document management met DIAS?
Wij zetten voor u de belangrijkste voordelen op een rijtje:
- Al uw documenten, papier en digitaal worden in één centraal archief beheerd (ongeacht het bestandsformaat)
- Dankzij de full text extractie (inhoudelijke herkenning van de tekst) en de uitgebreide zoekmogelijkheden vindt u in enkele seconden tijd het document dat u zoekt.
- DIAS biedt heel wat mogelijkheden op het vlak van beveiliging. U bepaalt wie welke documenten kan inzien, wijzigen of verwijderen. Bovendien hebt u steeds een backup van uw volledige bedrijfsarchief.
- De implementatie van DIAS zorgt voor een aanzienlijke kostenbesparing.
- Alle documenten worden op een uniforme manier opgeslagen. Dit zorgt voor meer transparantie.
- Dankzij de geïntegreerde workflow module kunt u documenten snel intern verspreiden.
- De integratie met MS Office (Word, Outlook, ect.) zorgt voor een optimaal gebruiksgemak.
- De fysieke opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en dus ook veel geld, met DIAS kan u heel wat papier vernietigen en de beschikbare ruimte optimaal gebruiken.
- Met de mobiele oplossingen hebt u alle informatie ter beschikking bij uw bezoek aan klanten of leveranciers.
- Naast een centraal beheer van alle documenten voorziet DIAS ook in een centraal adresboek, waar u alle contactgegevens van klanten, prospects, relaties, etc. kunt beheren.